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つなげる、つながる。リンコネ

仕事のスピードを上げるだけでは仕事は減らない。時間短縮を考える前にやること。

無駄な仕事を減らす。

仕事で成果をあげるためにとても重要なことだ。無駄な仕事を減らさないと、本来やらなくてはいけない仕事の時間が減り、利益が出ない仕事ばかりして、永遠に結果が出ずもがき苦しむことになる。

無駄な仕事とは何か。それはお客さんのためになる仕事以外の仕事。

私は長年、個別指導塾の仕事をしてきた。お客様と言えば生徒たちのことになるので、生徒に勉強を教えたり進路指導したりする仕事が利益につながる仕事で、それ以外の事務作業が無駄な仕事になる。

もちろん事務作業も教室運営をするために必要な仕事であるが、実際に事務作業ばかりしても生徒の成績が上がるわけではないし、志望校に合格できるわけでもない。だから、この塾の仕事では、この事務作業をできるだけ減らす必要がある。

みなさんの仕事にも同じような仕事があるのではないだろうか。必要な仕事だが、直接お客様のためにはなっていない仕事が。

接客業であれば実際にお客様に物を売るわけでもなく、製造業であれば製品を作るわけでもないような仕事。このような仕事はできるだけ時間を減らしたりなくしたりして、利益に直結するようなお客様の役に立つ仕事だけに優先して時間を充てるべきである。

会社が大きくなればなるほど、組織が大きくなればなるほど、こういった無駄な仕事が増えていく。

 

では無駄な仕事を減らすためにどうすればいいか。

それは、仕事を減らすことを考えるのではなく、仕事のやり方を根本から変えることだ。

うちの会社でも以前からこの事務作業を減らすということに取り組んできた。ただやはり最低限やらなければいけない仕事というのが多く、仕事量を減らすことに限界が来ていた。

そんな時、ある他塾の先生と話す機会があった。その先生は 自分で塾をされているが、以前サラリーマンとして働いていた大手塾で、事務作業に忙殺され子ども達と接する時間が少くなくなっていた。子どもたちにまったく目を向けられなくなっていたのだ。そんな仕事に嫌気がさしていた。まあ、ある意味、個別指導塾ではよくある話である。

理想の塾をつくるために独立したその先生が塾を始めた時に考えたことは、事務作業をできるだけ少なくすることであった。

そのために何をしたかと言うと、事務作業が発生しないような塾のシステムを根本から作ったのだ。できるだけ料金設計をシンプルにしたり、子ども達に渡す書類を減らしたり、料金請求などもシンプルにしたり、時間割管理も簡単になるような時間割や授業の中身にしたり。

根本のシステムから無駄な仕事が発生しないように、計算して設計していたのだ。

 

根本のシステムから変える。これは事務作業が減らないことに悩んでいた私にとっては、目から鱗であった。

現在の仕事をどうやって効率よくしたり減らすかという軸で考えるのではなく、その仕事自体が発生しないように全ての業務や塾のシステム自体を変えるという発想。

目の前の仕事を減らすことには限界があるかもしれないが、システムを変えることによりその仕事自体を発生しないようにすることはできる。そうすることにより事務作業を10%減らすのは無理でも、逆に50%減らすことが可能になる。

 

この時、昔ビジネス書を読んで出てきたある話を思い出した。

ある工場の生産管理をする工場長が、上層部から製品の原価を5%下げよと言われた。その時に工場長は、「これまでも何度も原価率を下げてこれ以上5%も下げることはできません。」と言った。少し時が経ち、またその上司が工場長に言ったのは、「50%原価率を下げろ」だった。

すると工場長は「それならできます。」と言った。

これはどういうことかと言うと、今の製造方法のまま5%下げるのは不可能だが、50%下げるとなると工場自体を中国へ移したりして、作る仕組み自体を全てを変えることになる。それであれば50%削減も可能だと工場長は判断したのだった。

 

このような発想が様々な仕事において必要ではないだろうか。

目の前の仕事をどうにかして効率的に減らしたりスピードをアップして減らすという考え方ももちろん必要だ。しかし、その仕事自体を根本から全てをなくすことができないか。もしくはこの仕事を半分にできないか。そう考えると、実はシステム自体に問題があり、根本から変えれば解決の糸口が見つかるかもしれないのだ。

仕組み自体を根本から変えることで、劇的に事務作業を減らすことができる可能性が高くなる。うちの会社でも、今そのように塾のシステムや仕事のオペレーション自体を変え、無駄な事務作業をできるだけ なくすことに取り組んでいる。

不思議と、以前は事務作業を減らす方法はないと思っていたが、今では解決方法が見つかりかけている。

 

発想の転換とは、このようなことを言うのだろう。あとは実行あるのみだ。

この改革が進んでいけば、我々の時間を子どもたちのためになる仕事にもっと時間を割くことができるようになる。もっと成績が上がり、もっと志望校に合格する子が増えるだろう。楽しみだ

この記事を書いた人

中島 元気
ナカマ株式会社代表 / Link&Connect編集長 / なかま塾塾長 / 趣味はサッカースタジアム訪問
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